Дистанционная работа: опасения бизнеса и как их преодолеть

МУХАМЕДКАРИМОВА Анелия Маликовна, эксперт по маркетингу программы ЕБРР «Женщины в бизнесе»,

разработчик и инструктор программы Digital Soft Skill, г. Алматы

В настоящее время на сайте с вакансиями в наличии 5 046 вакансий за неделю. Фильтр «удалённая работа» сокращает выбор до 191 вакансии, что меньше 4%. Из них в г. Алматы – 64, в г. Нур-Султан – 33.

В первый месяц карантина большая часть вакансий на дистанционной работе принадлежала компаниям, деятельность которых уже подразумевает дистанционную работу. Например, Skyeng – это интерактивная онлайн-школа, было 98 вакансий; Getcourse – дистанционное обучение, было 3 вакансии; QUICKCALL – международный контакт-центр, было 39 вакансий, а также другие школы, перешедшие в интернет. К середине лета к ним присоединились и другие сферы деятельности, традиционно представленные офлайн – розничная торговля товарами народного потребления, сервисные компании, удобрения, логистические услуги. И все же в контексте возросшей опасности для здоровья, 4% – не самый большой выбор.

В тоже время мировой опыт аутсорсинга различных бизнес-функций показывает возможность перевода на дистанционную работу всего бэк-офиса: подразделения информационных технологий (ИТ), бухгалтерии и финансов, колл-центры, маркетинг, управление персоналом и учебный центр, юридическое сопровождение, административная поддержка. И, конечно, продажи можно вести дистанционно, если они личные.

Почему же компании упорно не хотят организовывать дистанционную работу? Из перечисленного представьте, сколько рабочих площадей высвободится, снизится потребление электроэнергии, воды, средств гигиены, снизятся расходы на уборку, мебель и, поверьте, канцтовары. Достаточная экономия для любого бизнеса, даже крупного. Из многолетних наблюдений и общения с руководителями разного ранга, всё сопротивление сводится к страхам трёх направлений:

• Страх потерять контроль
• Страх потерять вовлеченность
• Страх утечки информации.

Контроль при дистанционной работе

Страх потерять контроль, когда не видишь сотрудника непрерывно в течение дня, связан, скорее, с отсутствием опыта, чем с реальной возможностью потерять контроль. Этот опыт достаточно легко наработать.

Во-первых, любая компания, имеющая филиальную сеть, также не может наблюдать своих сотрудников воочию и то, чем они занимаются на рабочих местах. Несмотря на это, работа идет.

Во-вторых, в попытках организовать рабочую дисциплину бизнес забыл, что если на ряде производств заработная плата платится именно за работу в определенные часы, например, врач, учитель, рабочий в производственном цехе, консультант в отделении банка, то практически все функции бэк-офиса должны быть выполнены определенного объема, качества и в определенный срок, но не обязательно в какие-то определенные часы.

Например, бухгалтер должен разнести объем первичной документации. Как ни странно, в реалиях с 09:00 до 18:00 он получит одинаковую заработную плату, если разнесет 500 документов или 1000. Когда компания попробует передать эту функцию на аутсорсинг внешним службам бухгалтерского учета, то объем работы уже будет иметь значение и отразится на стоимости услуги. Зато компании-заказчику будет совершенно не принципиально, разнесут ее документы в рабочее время или в выходные дни.

Вывод следует простой – если руководитель сфокусирует свой контроль не на присутствии сотрудника на рабочем месте, а на объеме и качестве выполненной работы, то страх пропадет, потому что и сотрудник, и руководитель будут иметь четкое представление о том, что делается. А в какое время это делается – утром, ночью или в обычное рабочее время – по сути не имеет значения.

Вовлеченность сотрудников

Ее организовать легче, чем может показаться, и она базируется на регулярном общении с помощью технологий. Если компания крупная и может позволить себе подписку Office 365, то наряду с обычными Word, Excel и PowerPoint у сотрудников появится еще ряд удобных приложений, таких как Teams, Stream и Whiteboard. Все они связаны с календарем, задачами и почтой Outlook. Настройки видимости помогут сделать процессы прозрачными, так что пропадет необходимость подсматривать в экран сотрудника, чтобы узнать, чем он занимается. В компаниях, использующих устройства Apple, удобства удаленной работы в команде еще выше – инструменты iWork делают совместную работу такой же легкой, как если бы все сидели за одним столом.

Если же возможностей использовать премиум инструменты пока нет, то у нас есть во многом бесплатные и простые в освоении приложения Trello, Asana – для отслеживания общих задач, Slack для обсуждения задач, инструменты Google – Drive, Calendar, Keep, Docs, Sheets, Slides – для общего доступа к документам и задачам, Hangouts Meet – для видео-собраний (не Zoom-ом единым можно собираться на встречи), Evernote – для мозговых штурмов, списков, трекинга задач. То, что они предоставляют большую часть функций бесплатно, не делает их хуже. Наоборот, привыкнув к ним, вы вероятно захотите перейти на платную версию, чтобы получить больше функций в своем распоряжении.

К слову, все озвученные приложения от Office 365 до Evernote доступны как в десктопной версии в браузере или программе, так и для мобильных устройств. Это делает работу возможной и в «поле», и в командировках. Удаленность не всегда подразумевает работу дома.

Что важно помнить при организации удаленного общения:

• Должен быть четкий график проведения онлайн-собраний. Это задаст дисциплину. Ко времени эфира людям надо будет уже что-то сделать, чтобы отчитаться.
• Если все находятся в одном часовом поясе, то устанавливайте часы выхода в эфир в рабочее время. При разных часовых поясах нужно искать компромисс, когда все уже не спят или еще не спят.
• Все остальные правила точно такие же, как и для обычного собрания – должна быть повестка, документы отправляются заранее для ознакомления, в конце рассылайте резюме собрания с последующими задачами и сроками.
• И еще важно включать камеру. Кроме того, что это проявление уважения к собеседнику, это еще и необходимая мера для улучшения качества коммуникаций. Ведь все помнят, что через слова воспринимается лишь малая толика информации. Невербальные коммуникации важны, особенно сегодня, когда есть дефицит общения.

Конфиденциальность информации

Здесь чуть сложнее, чем освоить программы коммуникации при дистанционной работе. Все лежит на стыке корпоративной культуры, силы ИТ-инфраструктуры и способности компании отстоять свои интересы, если утечка все-таки произойдет. Дело в том, что вынести данные можно и из офиса. В тоже время контролировать действия сотрудника можно и удаленно. Поэтому во многом безопасность данных зависит от того, как компания работает с людьми – объясняет их ответственность, выстраивает взаимное уважение. Да, мошенничество случается. Поэтому важно показывать, что оно наказуемо и очень строго. Из психологии мы знаем, что страх тоже мотивирует.

Моменты на заметку

Понятные, конкретные задачи упрощают работу, а дистанционную тем более.

Не только руководитель может испытывать трудности в построении дистанционной работы, но и сотрудники. Если в офисе люди могли между делом что-то спросить у линейных коллег, уточнить важные детали по ходу, делая это все вместе, группой, то теперь у них нет этой роскоши. Они остаются с руководителем один на один, не видя его эмоций. Это сбивает с толку и добавляет стресса. Поэтому важно показать людям, что они могут спрашивать разъяснений и совета руководителя в любое время, в том числе и по телефону. Также практикуйте видеозвонки, чтобы люди считывали больше информации, тогда им будет спокойнее. А значит и работа пойдет лучше.

Не нужно постоянно расширять одну задачу, иначе у сотрудников начнет падать мотивация. Например, если первоначально вы поставили маркетологу задачу запустить кампанию по базе email-адресов, но обнаружили, что их нужно еще собрать, то задачу по запуску email-кампании ставьте на паузу, а сбор адресов выделяйте в новую. Он ее завершит и прогресс будет зафиксирован. Таким образом мотивация останется на прежнем месте.

Научите людей отслеживать свое время и отслеживайте его сами. Это поможет точнее оценивать трудовые затраты на различные типы задач, с одной стороны, с другой – увидеть, если сотрудник действительно снизил свою продуктивность. У каждой задачи есть своя приемлемая стоимость. Например, составить маркетинговый бюджет для компании среднего размера со средней активностью можно за 4 рабочих часа при условии, что мы знаем все цены поставщиков. И если маркетолог делает это в несколько раз дольше, то нужно разбираться в причинах.

То же самое с бухгалтерией или рекрутингом. Каждая операция имеет свое ориентировочное время. Зная эти цифры статистически, а не навскидку, вы сразу определите ответственных сотрудников от безответственных, кто скрывается за дистанционной работой, чтобы вообще поменьше работать, но при этом сохранить заработную плату.

Уровень управления удаленной командой станет очень высоким, когда ваша компания научится оплачивать работу сотрудника по часам, затраченным фактически. Вот тут и проверяются на прочность отношения и взаимная лояльность. Так работают консультанты в международных проектах. И разработчики цифровых продуктов различной специализации – программисты, специалисты по интерфейсам, дизайнеры. Никто не пытается никого обмануть, но все понимают, что если эксперт выставил такое количество затраченных часов к оплате, значит он их действительно затратил. Если компанию не устраивает это время, то она всегда имеет право заменить исполнителя на более быстрого или дешевого.

Существует риск потерять лучших сотрудников в этот сложный период, если не научиться работать дистанционно. Дело в том, что самые проактивные, технически продвинутые, быстро обучающиеся люди будут искать возможности дистанционной работы. И они найдут, в этом нет сомнений. Многие рынки испытывают острую нехватку специалистов как раз в тех областях, где можно работать дистанционно – аналитики, программисты, разработчики приложений и пр. Для индивидуума в дистанционной работе много плюсов – гибкий график, возможность без упреков заниматься личными делами в удобное время, так же как и обучением. Занятость будет такая же – 8–9 рабочих часов, заработок, если и меньше, то не намного, а иногда и больше. Отсутствие необходимости тратить время и деньги на дорогу, лишнюю одежду и дорогое питание. В итоге на дистанционной работе останутся не только самые смекалистые, но и самые креативные, организованные и дисциплинированные сотрудники, заточенные на результат, потому что именно эти качества выходят на первый план, когда работаешь не в офисе.

Конечно, можно посетовать об отсутствии привилегий работы в офисе – питание, расходные материалы в виде заправленных картриджей и канцелярских принадлежностей, корпоративные мероприятия. Но любая компания при желании может легко это компенсировать доставкой обедов сотрудникам домой (спасибо курьерским службам) и проведением онлайн-поздравлений, оплатой интернета и отправкой сотрудникам санитарных наборов из масок и санитайзеров. Заботу всегда можно проявить, если есть желание.

В завершении стоит обратить внимание на то, что есть категории людей, для которых офис или производство – единственное место, где они могут работать. Это родители несовершеннолетних детей и молодые люди, которые живут с родителями или родственниками. Если в вашей компании есть таковые, то они с радостью вернутся к привычным условиям. И в этом случае отличным вариантом могут стать коворкинги по месту жительства, чтобы дать возможность специалистам передвигаться пешком, а не в общественном транспорте, выполнять обязанности с наименьшим социальным контактом, но в рабочих условиях.

Берегите себя и своих людей!